No Hospital de Caridade São Donato, a proteção da privacidade e da confidencialidade das informações de saúde são tratadas com o mais alto rigor, em estrita observância às legislações vigentes, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados – Lei n° 13.709/2018 – o Código de Ética Médica – Resolução CFM n° 2.217/2018 – e demais normativas aplicáveis.
A disponibilização de cópias de prontuários médicos é restrita ao próprio paciente ou a terceiros legalmente autorizados, mediante apresentação de documentação comprobatória e consentimento expresso, com firma reconhecida, salvo nos casos em que a legislação dispensar essa exigência ou houver previsão legal específica para o caso.
Em atenção ao compromisso do Hospital de Caridade São Donato com a proteção da privacidade dos pacientes e o respeito às legislações vigentes, informamos que a solicitação do prontuário médico está sujeita a critérios específicos, variando de acordo com a condição do solicitante.
Atenção: todos os prontuários solicitados serão enviados única e exclusivamente por e-mail.
Prazo de envio: Para solicitações de até 5 prontuários, o prazo é de até 15 dias úteis. Acima dessa quantidade, o prazo é de até 30 dias úteis.
Abaixo, apresentamos as principais situações que ocorrem no cotidiano hospitalar, com as respectivas orientações e exigências documentais para cada cenário.
Atenção: É fundamental observar a modalidade que se aplica ao seu caso, pois cada situação demanda documentação própria, conforme previsto na legislação, nas normas do Conselho Federal de Medicina e diretrizes interna da instituição.
SOLICITAÇÃO REALIZADA PELO PRÓPRIO PACIENTE, MAIOR DE IDADE, CAPAZ LÚCIDO E ORIENTADO
Para estes casos, o paciente deverá providenciar no ato da solicitação, os seguintes documentos:
1 – Preenchimento do formulário contido abaixo;
2 – Documento oficial com foto – documentos vencidos não serão aceitos;
Observações:
Pacientes menores de 18 (dezoito) anos, a solicitação deverá ser feita por seus representantes legais – estes como solicitantes –, para estes casos o solicitante deverá apresentar também no ato da solicitação os seguintes documentos:
- Documento oficial com foto do representante legal – documentos vencidos não serão aceitos;
- Certidão de Nascimento do menor;
- Não sendo os pais – pai e mãe – o representante legal, deverá ser enviado documento que comprove a guarda do menor, como Termo de Guarda;
- Preenchimento do formulário contido nesta aba com todas as informações, documento com foto do paciente;
PACIENTES INCONSCIENTES OU IMPOSSIBILITADOS DE FORMALIZAR O PEDIDO
Nos casos em que o paciente, embora maior de idade, esteja inconsciente, desorientado, impossibilitado fisicamente ou sem condições de manifestar sua vontade, o acesso ao prontuário por terceiro somente será autorizado mediante comprovação de legitimidade e representação legal, para estes casos o solicitante deverá apresentar também no ato da solicitação os seguintes documentos:
1 – Autorização prévia do paciente, realizada quando ainda lúcido e capaz, por meio de declaração ou procuração com firma reconhecida em cartório, que especifique a autorização para acesso ao prontuário;
2 – Apresentação de Termo de Curatela Judicial, nos casos em que o paciente esteja legalmente interditado, constando os poderes atribuídos ao curador – que deverá ser o solicitante
3 – Preenchimento do formulário contido nesta aba com todas as informações, documento com foto do paciente;
Observações:
- Solicitações realizadas por familiares sem a devida representação legal ou sem autorização expressa, não serão atendidas, conforme o dever institucional de proteção à intimidade e sigilo das informações de saúde do paciente;
SOLICITAÇÃO DE PRONTUÁRIO DE PACIENTE FALECIDO
A solicitação de prontuário de paciente falecido deve observar as disposições trazidas pela Recomendação CFM n° 03/2014, preservando-se o sigilo médico inerente as informações contidas no prontuário que deverão ser absolutamente preservadas – ainda que falecido o paciente.
Assim, cônjuge/companheiro sobrevivente do paciente falecido, e continuadamente os sucessores legítimos em linha reta ou colateral até o quarto grau, poderão formalizar a requisição do prontuário – como solicitantes –, para estes casos o solicitante deverá apresentar também no ato da solicitação os seguintes documentos:
1 – Documento oficial com foto do solicitante – documentos vencidos não serão aceitos;
2 – Certidão de óbito do paciente;
3 – Documentação que comprove o vínculo com falecido;
4 – Preenchimento do formulário contido nesta aba com todas as informações, documento com foto do paciente falecido;
Observações:
- Em atenção ao item “3” poderá ser apresentado – sem prejuízos de outros documentos que serão submetidos a avaliação da instituição:
a1) Para cônjuge/companheiro sobrevivente: Certidão de casamento atualizada ou prova da União Estável – declaração pública com firma reconhecida ou Decisão Judicial;
a2) Para filhos, netos, pais, irmãos: Certidão de nascimento ou casamento que comprove o vínculo;
a3) Para procurador constituído por herdeiros: Procuração específica para fins de solicitação de prontuário, com firma reconhecida e documentos pertinentes do procurador;
a4) Para herdeiros legais ou testamentários: Certidão do processo de inventário – judicial ou extrajudicial –, que demonstre a qualidade de herdeiro ou nomeação como inventariante;
- Quando houver colateral até o 4º grau – tios, sobrinho, primos: Documento que demonstre a ordem de vocação hereditária – o grau de parentesco – e a ausência de herdeiros prioritários;
- Será negado o fornecimento de prontuário caso não estejam preenchidos os requisitos legais e éticos para liberação do documento, especialmente nos casos em que houver divergência entre herdeiros, litígios familiares ou ausência de justificativa legítima;
- Situações excepcionais serão analisadas pela assessoria jurídica da instituição, mediante protocolo formal no setor de Serviço de Arquivo Médico e Estatística – SAME;
SOLICITAÇÃO POR PROCURADORES
A solicitação por procuradores – seja de paciente ou solicitante –, poderá ser feita mediante procuração com firma reconhecida em cartório.
No caso de advogados, ficará dispensado o reconhecimento de firma reconhecida em cartório.
Para estes casos o solicitante – neste caso, procurador – deverá apresentar também no ato da solicitação os seguintes documentos:
1 – Procuração reconhecida em cartório com fins específicos para solicitação de prontuário do paciente;
2 – Em caso de advogados, procuração assinada pelo paciente ou a quem legalmente caiba a solicitação, juntamente da carteira da OAB do profissional;
3 – Preenchimento do formulário contido nesta aba com todas as informações, documento com foto do paciente – se falecido o paciente, deverá ser apresentado documento daquele que possui legitimidade para solicitar o prontuário nos termos da Recomendação CFM n° 03/2014 e normas internas da instituição, sendo aquele quem assinou a procuração;
PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO
Visando maior celeridade e efetividade no atendimento das solicitações, todos os processos deverão ser realizados de forma remota, mediante o envio da documentação pertinente por meio do formulário disponível.
Para estas solicitações, o requerente deverá realizar o download do modelo de “Termo de Autorização – Envio de Prontuário por E-mail”, disponível em anexo nesta página, preenchê-lo corretamente e encaminhá-lo juntamente com os demais documentos exigidos.
A declaração deverá ser assinada pelo próprio solicitante, com assinatura manuscrita idêntica à constante no documento oficial de identificação apresentado, ou por meio de assinatura digital certificada, com validade jurídica.
Todos os documentos deverão ser enviados de forma remota, digitalizados ou fotografados com boa qualidade, garantindo perfeita legibilidade de todas as informações.
CENTRAL DE DÚVIDAS
Caso o solicitante permaneça com dúvidas – após ler todas as instruções – deverá entrar em contato com canal exclusivo para dúvidas de solicitações dos prontuários médicos, por meio do WhatsApp (48) 99101-9548;
CLIQUE AQUI PARA BAIXAR MODELO DE DECLARAÇÃO.
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DO PRONTUÁRIO: